При необходимости осуществления кассового расхода (оплате товаров, работ, услуг и исполнении обязательств по исполнительному листу) бюджетополучатель формирует документ «Заявка на кассовый расход», которая содержит данные, необходимые для выполнения контроля и формирования платежного поручения. Информацией для ввода новых заявок служат договора с поставщиками (госконтракты), и бюджетные обязательства, исполнительные листы.
«Заявка на кассовый расход» передается от ПБС, либо ФО в орган ФК, где открыт лицевой счет ПБС (УФК).
Для АРМ ГРБС/РБС порядок обработки документа в СУФД следующий:
- данные «Заявки на кассовый расход» вводятся в СУФД на АРМ ГРБС/РБС
- затем, в зависимости от выбранного сценария, введённые данные «Заявки на кассовый расход» передаются:
- либо от клиента ГРБС/РБС на сервер ОФК, где документ проходит предварительные контроли, после чего от сервера ОФК данные передаются на сервер УФК, где автоматически (в соответствии с настроенным расписанием) или по требованию пользователя выгружается в систему OEBS уровня УФК в виде XML
- либо от клиента ГРБС/РБС на сервер УФК, где автоматически (в соответствии с настроенным расписанием) или по требованию пользователя выгружается в систему OEBS уровня УФК в виде XML
- либо от клиента ГРБС/РБС на сервер ЦАФК в формате XML, где автоматически (в соответствии с настроенным расписанием) или по требованию пользователя выгружается в систему OEBS уровня ЦАФК.
Для визуализации связи между документом «Заявка на кассовый расход» и документами «Заявка на кассовый расход (сокращенная)», «Заявка на получение наличных денег», «Заявка на получение наличных денежных средств, перечисляемых на карту», «Сведения о принятом бюджетном обязательстве», «Заявка на внесение изменений в обязательство» и «Заявка на перерегистрацию бюджетного обязательства» в ППО СУФД АСФК на ЭФ списка документов «Заявка на кассовый расход» (рис. ) расположена отдельная закладка «Связанные документы», в которой отражен список связанных документов. Табличное поле, отображающее этот список, содержит следующие реквизиты связанных документов:
Тип документа
Номер От (дата) Глава по БК Сумма в валюте БО Наименование контрагента Статус.
Пользователь может самостоятельно настраивать состав реквизитов связанных документов, отображаемых в списке. Также возможно выполнение операции перехода из ЭФ документа «Заявка на кассовый расход» к ЭФ связанного документа.
Для работы с документами «Заявка на кассовый расход» следует перейти в пункт меню «Документы – Регистрация и учет обязательств – Заявки на платеж – Заявка на кассовый расход». Откроется ЭФ списка документов, представленная на рисунке .
ЭФ списка документов «Заявка на кассовый расход»
На АРМ ГРБС доступны следующие операции над документом:
ввод вручную создание на основе родительского документа импорт из внешней системы документарный контроль просмотр и редактирование редактирование вложений удаление подписание, просмотр и снятие ЭП печать экспорт во внешнюю систему отправка в УФК.
Для создания ЭД «Заявка на кассовый расход» на основе родительского документа в форме документа необходимо нажать на кнопку (Выбрать родительский документ). При этом откроется окно выбора типа документа «Поиск»
Окно «Поиск…»
После выбора типа документа откроется окно «Выбор родительского документа» (рис. ), в котором следует из перечня сформированных документов заданного типа выбрать нужный документ.
Окно «Выбор родительского документа» для документов типа «Сведения о соглашении»
В результате поля формы будут заполнены значениями соответствующих полей родительского документа.
Экранная форма документа ЭФ документа «Заявка на кассовый расход» представлена на рисунках , и . Форма содержит следующие закладки:
- «Заголовок, Раздел 1, 2 (1)»
- «Раздел 3, 4, 5 (2)»
- «Подписи (3)»
- «Системные атрибуты»
- «Протоколы».
15. Форма «Добавление записи»
На форме «Добавление записи» вручную заполняются следующие поля:
«Вид» – вид документа-основания (договора) «Номер» – номер документа-основания «Дата» – дата документа-основания возможен выбор значения из системного календаря «Предмет» – предмет договора.
Практическое обновление и примеры
Исторический термин и предупреждение не применять старый экран к новому процессу без проверки.
Что важно понять вначале
Исторический термин и предупреждение не применять старый экран к новому процессу без проверки. Практическая задача — не выучить термин, а определить, какое действие требуется именно вашей организации, какой документ подтверждает действие и кто отвечает за результат.
Разбор именно этой ситуации
| Что является предметом проверки | актуальность старого процесса СУФД для конкретного клиента |
|---|---|
| Первое действие | определить систему, вид документа и действующий маршрут до применения архивной инструкции |
| Чем подтвердить вывод | договор обслуживания, текущий интерфейс и официальная памятка |
| Главный риск | повторять экран старой версии по статье из поиска |
По этой теме полезно проверять не отдельный термин, а связку: актуальность старого процесса СУФД для конкретного клиента; затем — определить систему, вид документа и действующий маршрут до применения архивной инструкции. Рабочий вывод должен подтверждаться документами: договор обслуживания, текущий интерфейс и официальная памятка.
| Контрольный вопрос | Что установить |
|---|---|
| Вопрос | Действует ли сертификат и доверена ли его цепочка? |
| Вопрос | Есть ли у пользователя нужные полномочия? |
| Вопрос | Совместимы ли версии компонентов? |
| Вопрос | На каком этапе возникает ошибка: вход, раздел, подпись или отправка? |
Пошаговый порядок
- Шаг 1. Зафиксировать ошибку. Зафиксируйте результат и документ, на котором основан вывод.
- Шаг 2. Проверить кэп и роли. Зафиксируйте результат и документ, на котором основан вывод.
- Шаг 3. Проверить рабочее место. Зафиксируйте результат и документ, на котором основан вывод.
- Шаг 4. Выполнить контрольный вход и подпись. Зафиксируйте результат и документ, на котором основан вывод.
Практический пример
Сотрудник искал «заявку на кассовый расход» и открыл инструкцию старого интерфейса. Сначала установили используемую систему, затем выбрали актуальный документ.
Вместо немедленной отправки документа специалист сначала проверил контракт, источник средств и текущий статус в системе. Затем он сопоставил данные с действующей формой и прошёл контрольную таблицу. Такой порядок позволил отделить обязательное требование от устаревшей рекомендации и подготовить единый согласованный комплект.
Что проверить перед действием
| Проверка | Критерий готовности |
|---|---|
| Предмет темы | актуальность старого процесса СУФД для конкретного клиента |
| Ключевое действие | определить систему, вид документа и действующий маршрут до применения архивной инструкции |
| Основание | Есть ссылка на договор, соглашение, акт или конкретное требование |
| Версия | Проверены дата формы, редакция акта и актуальность инструкции |
| Связи | Суммы, реквизиты и идентификаторы совпадают в связанных документах |
| Ответственный | Понятно, кто готовит, согласует, подписывает и отслеживает результат |
| Доказательства | Сохранены исходная версия, приложения, квитанции и комментарии |
Типичные ошибки
- переустанавливать всё без диагноза
- передавать PIN и закрытый ключ
- назначать все роли одному пользователю
Ещё одна распространённая ошибка — исправить только формулировку из замечания, не проверив связанные поля. После каждого изменения полезно повторно сверить весь комплект и сохранить новую версию отдельно от отправленной ранее.
Кому передать задачу внутри компании
| Роль | Зона ответственности |
|---|---|
| Руководитель проекта | Сроки, договорная цепочка и решение спорных вопросов |
| Бухгалтерия | Учёт, суммы, первичные документы и сверка выписки |
| Экономист | Смета, калькуляция, направления расходов и обоснования |
| ИТ-специалист | Рабочее место, защищённый доступ и версии компонентов |
| Подписант | Проверка и подписание своей КЭП |
Частые вопросы
Как применить тему «Заявка на кассовый расход в СУФД: архивная инструкция» к своему контракту?
Начните с текста контракта или соглашения, затем выполните ключевое действие: определить систему, вид документа и действующий маршрут до применения архивной инструкции В качестве подтверждения используйте: договор обслуживания, текущий интерфейс и официальная памятка
Можно ли использовать старую инструкцию?
Только как описание общей логики. Формы, интерфейсы, роли и ежегодные особенности меняются, поэтому перед действием нужно сверить официальный актуальный материал.
Как снизить риск возврата документа?
Проверять не один файл, а весь комплект: основание, сведения, реквизиты, полномочия, суммы, коды и приложения.
На что опираться
Обновлено: 21 июля 2026 года. Материал носит информационный характер; индивидуальный вывод делается по документам.
